Continuità operativa: la tecnologia a supporto del lavoro a distanza

Flessibilità e autonomia sono due parole che oggi, negli ambiti lavorativi, sono ripetute di continuo. Parole che, spesso, le aziende hanno la necessità di tradurre velocemente in "metodo". Lo smart working (che si può definire "lavoro agile") è sì una soluzione ma - sotto certi aspetti - anche una piccola rivoluzione.

Sulle potenzialità e le applicazioni di questo nuovo modo di lavorare è stato scritto - e detto - tutto e il contrario di tutto. E’ un bene? E’ un male? Comunque oggi è una necessità. E per far fronte a questa necessità servono gli strumenti giusti per non isolare le persone e rendere difficoltosa la collaborazione e la comunicazione.

Ci sono voluti numerosi progressi tecnologici, dai dispositivi mobili alle connessioni Internet ad alta velocità, per consentire a persone residenti in luoghi diversi di connettersi e lavorare insieme. Ora una nuova generazione di innovatori sta creando gli strumenti giusti per rendere i lavoratori a distanza più produttivi e collaborativi che mai.

Proprio come essere nella stessa stanza

La comunicazione faccia a faccia è importante. come ha dimostrato justin kruger della new york university nel suo rapporto egocentrism over e-mail, i malintesi nelle e-mail sono diffusi, anche quando pensiamo di riuscire a far valere il nostro punto di vista. non c’è niente che possa sostituire il contatto visivo, il linguaggio del corpo e le inflessioni vocali.

I software di videoconferenza ci consentono di trarre vantaggio da questi aspetti sottili della comunicazione anche quando i dipendenti si trovano in luoghi distanti. Un punto di partenza facile è rappresentato da alcune opzioni gratuite come FaceTime di Apple o Google Hangouts. Man mano che le riunioni online diventano sempre più cruciali per la tua attività, puoi provare soluzioni aziendali dedicate con funzionalità come le “lavagne?” online: prova Zoom.us o l’integrazione di Microsoft Office con Skype for Business (Teams).

La realtà virtuale e aumentata è destinata a trasformare ulteriormente la comunicazione aziendale. Prodotti come Meta e Hololens di Microsoft consentono a persone distanti chilometri di condividere oggetti 3D mediante ologrammi o cuffie speciali per una visualizzazione del prodotto estremamente realistica o una formazione coinvolgente.

Tieni traccia dei progressi fatti

Anche quando tutti sono riuniti in un unico ufficio, tenere traccia dei progressi fatti può comportare l’organizzazione di riunioni che richiedono molto tempo. Quando le persone si trovano tutti in luoghi diversi, questo può comportare una sfida logistica notevole.

Software di monitoraggio dei progressi come I Done This sono progettati per sostituire le riunioni. Questo strumento ricorda a ogni componente del team di aggiornare i propri progressi a fine giornata; le informazioni vengono quindi raccolte in un “digest” mattutino per assicurarsi che tutti siano sincronizzati.

Per una gestione più dettagliata dei progetti, Trello utilizza un sistema di bacheche, schede ed elenchi in condivisione per monitorare i progressi. Le persone possono creare dei registri delle attività, discutere di ciò che si deve fare in tempo reale e tenere tutti aggiornati.

Liberati dalle catene di e-mail

Chiunque lavori con colleghi residenti in località diverse conosce bene il problema di rimanere legati a catene di e-mail senza fine. Creata negli anni ’70, l’e-mail non era progettata per far fronte al volume di comunicazioni del mondo degli affari odierno.

Alcune società stanno cercando di aiutare le aziende a liberarsi da questa schiavitù tramite sistemi di messaggistica istantanea migliori. Slack si è sviluppato rapidamente fino a raggiungere oltre sei milioni di utenti con le sue comunicazioni rapide e semplici. I suoi utenti ne apprezzano lo spazio di lavoro condiviso in cui le conversazioni sono organizzate e accessibili, riducendo le conversazioni ridondanti e mantenendo tutti gli utenti coinvolti.

Un’alternativa è rappresentata da Stride, che mira a offrire molte delle stesse funzionalità di Slack, pur concentrandosi anche sulle conversazioni video e vocali integrate. Stride offre inoltre una funzione che rende più semplice trasformare le conversazioni in elementi di azione.

Esprimi la tua creatività assieme agli altri

A volte le riunioni non riguardano ordini del giorno e report; piuttosto, rappresentano degli spazi creativi a ruota libera dove si sviluppano idee e strategie.

Con strumenti di mappatura concettuale online come MindMeister, l’intera azienda può condividere idee in modo sicuro e in tempo reale. I risultati della sessione di brainstorming sono raccolti in modo trasparente in una rappresentazione visiva delle connessioni, delle relazioni e delle gerarchie, per cui è facile cogliere il quadro d’insieme.

Con la testa fra le nuvole

L’ultimo pezzo del puzzle per lavorare a distanza è avere un sistema per la condivisione di documenti. Agli albori del lavoro a distanza, questo avrebbe potuto significare l’invio di una catena infinita di e-mail delle nuove bozze, con conseguente tentativo di tenere traccia di quale fosse la versione finale. Oggi significa lavorare nel cloud, dove i documenti vengono archiviati online e aggiornati istantaneamente per tutti gli utenti.

Google Apps, ribattezzato G Suite, ha reso più popolare la collaborazione in tempo reale su documenti online ed è ora diventato una funzionalità chiave della suite Microsoft Office standard del settore.

Per le aziende che lavorano con applicazioni specialistiche o informazioni sensibili, i servizi cloud standard potrebbero non essere un’opzione idonea. Queste aziende possono utilizzare invece una rete privata virtuale (VPN), che crea un gateway sicuro per consentire ai collaboratori a distanza di accedere ai server aziendali, accedendo così alle applicazioni e ai dati di cui hanno bisogno. Sarà quindi possibile aggiungere flessibilità senza compromettere la sicurezza.